„KI-Lotse“ ist kein Rechtsbegriff.
Ich verwende das Wort als Arbeitsbezeichnung, nicht als Titel. In den österreichischen Quellen heißt die Rolle nüchterner: Die Wirtschaftskammer sieht in ihrer Mustervorlage zur KI-Nutzung ein Feld für die „KI-verantwortliche Person/KI-Stelle inkl. Funktion“ vor und empfiehlt in den Praxis-Tipps derselben Guideline, festzulegen, wer Ansprechperson für KI-Fragen ist. Ein gesetzlich definierter Begriff steht dahinter nicht.
Der wichtigere Punkt wird fast immer falsch erinnert. Die KI-Servicestelle der RTR schreibt zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 der KI-Verordnung ausdrücklich, dass aus dieser Bestimmung — anders als in der Datenschutz-Grundverordnung — nicht die gesetzliche Pflicht folgt, eine KI-beauftragte Person zu benennen. Das schließe aber nicht aus, dass es für die Umsetzung von KI-Konzepten erforderlich sein kann, Mitarbeitende schulen zu lassen oder Personen mit KI-Expertise einzustellen; entsprechende Konzepte seien im Einzelfall zu entwickeln.
Daraus ergibt sich die Lage, um die es hier geht: keine Pflicht zur Person, aber ein Bündel von Aufgaben, das jemand tragen muss. Der Vergleich mit der datenschutzbeauftragten Person trägt nicht: Jene Funktion hat eine Rechtsgrundlage, die KI-Ansprechperson hat keine — sie ist eine organisatorische Entscheidung des Hauses.
Quelle: KI-Servicestelle der RTR, KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act, Abschnitt „Anbieter, Betreiber und Betroffene“ · Wirtschaftskammer Österreich, KI-Guideline #1
Warum die Rolle trotzdem entsteht.
Die Frage nach einer zuständigen Person taucht selten am Anfang auf, sondern wenn schon gearbeitet wird — und niemand mehr sagen kann, womit.
Die Verbreitung lässt sich beziffern. Statistik Austria weist in der Pressemitteilung zur IKT-Erhebung 2025 aus, dass 30 Prozent der österreichischen Unternehmen künstliche Intelligenz einsetzen, gegenüber 20 Prozent im EU-27-Schnitt (Tabelle 1, Werte laut Quellenangabe von Eurostat). Die Zahl gilt für Unternehmen ab zehn Beschäftigten aus den in der Tabellenfußnote genannten Wirtschaftszweigen; Kleinstbetriebe sind darin nicht erfasst. Zwei Jahre davor lag der österreichische Wert bei 11 Prozent.
Die zweite Zahl ist die aufschlussreichere: Von den Unternehmen ohne KI-Nutzung haben laut Tabelle 2 derselben Pressemitteilung 77 Prozent solche Technologien noch gar nicht in Erwägung gezogen. Die fachstatistische Generaldirektorin Manuela Lenk wird darin mit demselben Befund zitiert: mehr als drei Viertel der heimischen Unternehmen ohne KI-Nutzung hätten solche Technologien noch gar nicht in Betracht gezogen.
Aus beiden Gruppen entsteht dieselbe Frage: Wo schon gearbeitet wird, weiß niemand, wer den Überblick hält; wo noch nichts entschieden ist, weiß niemand, an wen die erste Frage geht. Zu klären ist also, wer ansprechbar ist — nicht wegen einer Vorschrift, sondern weil sonst jede Abteilung ihre eigene Antwort findet.
Sechs Aufgaben, die sonst zwischen den Abteilungen liegen bleiben.
Was eine solche Person tut, lässt sich aus den veröffentlichten Empfehlungen ablesen — sechs Aufgaben, in der Reihenfolge, in der sie aufeinander aufbauen:
- Den Bestand erheben und aktuell halten. Die RTR nennt als ersten Schritt der Umsetzung zwei Maßnahmen: eine Erhebung der bereits eingesetzten KI-Systeme und die Frage nach der strategischen Ausrichtung des Unternehmens. Sie weist darauf hin, dass auch Softwareupdates bestehender Standardsoftware oft neue KI-Komponenten mitbringen — Systeme können also im Einsatz sein, ohne dass die zuständigen Stellen davon wissen. Vorhandene Softwarelisten aus IT-Sicherheit oder Datenverarbeitungsverzeichnis sind eine brauchbare Grundlage; die Übersicht soll regelmäßig und anlassbezogen aktualisiert werden.
- Die Freigabewege ordnen. Die Kammer empfiehlt, eine Liste genehmigter KI-Werkzeuge nach Abteilung und Verwendungszweck zu erstellen und klare Freigabeprozesse für neue Anwendungen zu definieren. Laut ihrer Mustervorlage bedarf die Nutzung experimenteller oder Beta-Funktionen einer gesonderten Freigabe durch die Unternehmensleitung.
- Ansprechbar sein. Der dritte Praxis-Tipp derselben Guideline lautet, festzulegen, wer Ansprechperson für KI-Fragen ist. Dazu passt der Hinweis, dass bei erlaubter Registrierung mit der betrieblichen E-Mail-Adresse eine interne Meldepflicht vereinbart werden kann — das schaffe Klarheit über genutzte Systeme, Kosten und etwaige Haftungsfragen.
- Den Schulungsbedarf ordnen. Die RTR hält fest, dass es für Führungskräfte, Projektteams oder Auszubildende unterschiedliche Anforderungen gibt und auch Dritte wie Dienstleister über KI-Kompetenz verfügen müssen, wenn sie am Einsatz mitwirken.
- Mitschreiben. Zur Dokumentation rät die RTR, nach Schulungen je betroffener Person zumindest Art der Schulung, bei externen Angeboten den Veranstalter, Inhalt und Ziel, Zeitpunkt und Wiederholungen im Personalakt festzuhalten. Ergänzend: Eine KI-Strategie solle schriftlich vorliegen, ein Schulungs- und Wissensvermittlungskonzept erarbeitet sein.
- Die Rolle im Regelwerk eintragen. Zur internen KI-Richtlinie schreibt die RTR, sie solle die Unternehmensstrategie beschreiben, klare Rollen definieren, klar kommuniziert werden und für Mitarbeitende einfach auffindbar sein. Eine Ansprechperson, die im Regelwerk nicht steht, ist im Alltag keine.
Keine dieser Aufgaben ist neu erfunden. Neu ist, dass sie auf vier Schreibtische verteilt sind: IT, Personal, Qualität, Geschäftsführung.
Quelle: KI-Servicestelle der RTR, Abschnitte „Umsetzung des Art 4“, „KI-Kompetenz auf strategischer Ebene“, „Laufende Erhebung“, „Operative Umsetzung“, „Dokumentation“ · Wirtschaftskammer Österreich, KI-Guideline #1
Was diese Rolle ausdrücklich nicht entscheidet.
Der erste Konstruktionsfehler, den ich regelmäßig sehe: die Rolle zu überladen. Wer sie einrichtet, schreibt am besten gleich mit auf, was sie nicht umfasst.
Die Wirtschaftskammer ist an diesem Punkt eindeutig: Wenn es um den Einsatz von KI-Systemen im Unternehmen geht, trifft allein die Unternehmensleitung die Entscheidung, ob die Anwendung zulässig ist. Eine Ansprechperson bereitet solche Entscheidungen vor, sie ersetzt sie nicht. Sie ist auch keine Rechtsauskunft: Verträge prüfen, arbeitsrechtliche Fragen beurteilen oder Vereinbarungen entwerfen gehört nicht in dieses Profil.
Auch die Einstufung des eigenen Betriebs ist keine Nebenbei-Entscheidung. Die KI-Servicestelle beschreibt in einem Gastbeitrag bei der Wirtschaftskammer, dass kleine und mittlere Unternehmen, die am Markt befindliche KI-Systeme in eigener Verantwortung verwenden, meist als „Betreiber“ im Sinne der Verordnung einzustufen sind; eine Ausnahme bestehe, falls Systeme entgegen ihrer Zulassung eingesetzt werden. Was davon im eigenen Haus zutrifft, gehört zu den zuständigen Stellen, nicht zu einer internen Ansprechperson.
Wer klären will, wie eine solche Rolle im eigenen Betrieb zugeschnitten sein soll, findet die regulatorische Auskunft bei der KI-Servicestelle der RTR — sie versteht sich laut eigener Darstellung als Informationshub zum Thema KI und nimmt Fragen zu den regulatorischen Rahmenbedingungen unter ki@rtr.at entgegen. Für arbeits- und datenschutzrechtliche Fragen sind Rechtsabteilung, Datenschutzstelle und die zuständige Kammer die richtigen Adressen.
Ein Satz zur Haftungsseite: Die RTR hält fest, dass die KI-Verordnung für Artikel 4 selbst keine verwaltungsstrafrechtliche Sanktionierung vorsieht, Konsequenzen einer Nicht-Einhaltung sich aber in anderen Konstellationen zeigen können. Eine benannte Ansprechperson ändert daran nichts: Sie organisiert Maßnahmen, sie erfüllt keine Pflicht stellvertretend.
Quelle: Wirtschaftskammer Österreich, KI-Guideline #1 · Gastbeitrag der KI-Servicestelle RTR bei der Wirtschaftskammer, Abschnitte „Die Rollen im AI Act“ und „KI-Servicestelle der RTR“ · KI-Servicestelle der RTR, Abschnitt „Sanktionierung“
Die Rolle ist kein Einzelplatz.
Der zweite Konstruktionsfehler ist eine Person, die alles allein trägt. Die RTR führt unter den Best Practices eine „interdisziplinäre Beobachtung“ an — durch Vertreterinnen und Vertreter aus Technik, Recht, Compliance, IT-Security, Human Ressources und Betriebsrat, abhängig von der Unternehmensgröße. Der Zusatz zählt: In einem Betrieb mit zwölf Personen ist das kein Gremium, sondern ein Gespräch zu dritt.
Wie viel Aufwand angemessen ist, hängt am Einsatz. Die RTR schreibt, es gebe keine pauschale Antwort darauf, welche Maßnahmen nötig sind; nicht jedes Unternehmen sei im gleichen Ausmaß betroffen. Ihr Beispiel: Wird ein Werkzeug wie ChatGPT der gesamten Belegschaft bereitgestellt, sind wiederkehrende Schulungsmaßnahmen für die ganze Belegschaft vorzusehen, Neueintritte eingeschlossen. Steht es nur der Personal- oder Kommunikationsabteilung zur Verfügung, können sich die Maßnahmen auf wenige Personen beschränken.
Ob daraus ein eigener Dienstposten wird oder ein Anteil an einer bestehenden Funktion, hängt damit an Größe und Einsatzumfang — und wo es ein Anteil bleibt, gehört eine Vertretung dazu, damit die Ansprechbarkeit nicht am Urlaubsplan hängt.
Als weitere Best Practices nennt die RTR die wiederkehrende Erhebung eingesetzter Systeme samt Re-Evaluierung möglicher Anwendungsfälle und praxisorientiertes Lernen: neue Systeme testen, bewerten, Rückmeldung einholen. Das ist die Daueraufgabe — und der Grund, warum die RTR rät, KI-Kompetenz in den Fort- und Weiterbildungsprozess einzubeziehen, da es sich um keinen starren Prozess handle.
Was die Person mitbringen sollte und was sie erst lernt.
Eine Vorbemerkung, weil die Frage oft kommt: Ein bestimmtes Zertifikat verlangt keine der hier geprüften Quellen. Am Markt gibt es Lehrgänge dazu; eine Anforderung dieser Art ist nicht belegt.
Was die RTR beschreibt, ist ein Kompetenzbild, kein Abschluss. KI-Kompetenz umfasse technische, rechtliche und ethische Kenntnisse ebenso wie Risikobewusstsein und praktische Anwendungsfähigkeit. Als mögliche Inhalte nennt sie unter anderem die Kenntnis der Unternehmensstrategie samt angrenzender Richtlinien und Ansprechpersonen, Basiswissen digitaler Kompetenz etwa nach DigComp 2.3 AT, das Verständnis von KI und ihren Anwendungsbereichen, Besonderheiten der Arbeitsweise — insbesondere Bias, Halluzinationen und die Bedeutung von Trainingsdaten —, Hinweise zu den eingesetzten Systemen, rechtliche Aspekte und die Grundzüge der KI-Verordnung.
Meiner Erfahrung nach zählen zwei Eigenschaften mehr als jede Vorkenntnis: dass die Person im Haus bekannt ist und dass sie zugibt, wenn sie etwas nicht weiß. Das Fachliche lässt sich aufbauen.
Dazu passt, was die Wirtschaftskammer in ihrer Guideline zu Aus- und Weiterbildung empfiehlt: Experimentierräume bieten, den Aufbau einer internen Wissensbasis fördern und die Integration von KI in den Arbeitsalltag durch aktives Change-Management begleiten. Sie hält dort auch fest, dass KI-Anwendungen zwar viele Aufgaben übernehmen können, ihr Einsatz aber auf das Wissen und die Expertise der Anwenderinnen und Anwender angewiesen ist. Dieses Wissen im Haus verfügbar zu halten, ist die Aufgabe einer Ansprechperson.
Wie ein solcher Aufbau in Stufen aussieht — erst Verständnis, dann sicheres Handeln, dann Anwendung im eigenen Arbeitsfeld —, zeigen unsere Lernwege für den betrieblichen Kompetenzaufbau. Die Reihenfolge bleibt dieselbe, ob eine ganze Belegschaft oder eine einzelne Ansprechperson aufgebaut wird.
Quelle: KI-Servicestelle der RTR, Abschnitt „Operative Umsetzung von KI-Kompetenz“ · Wirtschaftskammer Österreich, KI-Guideline #9, Erläuterungen
Die ersten Schritte: Bestand aufnehmen, ansprechbar werden, mitschreiben.
Wer die Rolle einrichtet, braucht kein Projekt. Drei Dinge reichen:
- Erst das Lagebild.Die RTR nennt als ersten Schritt die Erhebung der eingesetzten KI-Systeme und die Frage nach der strategischen Ausrichtung. Mit vorhandenen Softwarelisten als Grundlage lässt sich das an einem Vormittag beginnen.
- Dann die Erreichbarkeit.Ein Name, eine Funktion, ein Weg für Fragen, eine Vertretung. Ohne diese vier Angaben bleibt die Rolle eine Absichtserklärung.
- Und von Anfang an mitschreiben.Was wann erhoben wurde, wer geschult wurde und womit. Wer erst zu dokumentieren beginnt, wenn jemand danach fragt, rekonstruiert Monate im Nachhinein.
Genau diese Angaben hält das Rollenblatt in der Seitenspalte fest: Name, Funktion, Erreichbarkeit, Vertretung, was die Person vorbereitet, was sie ausdrücklich nicht entscheidet und wann zuletzt erhoben wurde — eine Seite zum Ausfüllen und zugleich Vorlage für den Rollenabschnitt einer späteren Richtlinie.
Zu klären bleibt, was über die Organisation hinausgeht: welche Maßnahmen im eigenen Haus angemessen sind, wie die Rolle arbeitsrechtlich verankert wird, was die Einstufung des Betriebs bedeutet. Das gehört zu den oben genannten Stellen — nicht in ein Rollenblatt und nicht in ein Seminar.