Schatten-KI: Wenn im Team längst mit privaten Zugängen gearbeitet wird

Die Statistik zählt Unternehmen, nicht Tastaturen.

Statistik Austria erhebt jährlich, wie österreichische Betriebe Informationstechnologie einsetzen. Das Ergebnis für 2025 klingt eindeutig: 30 Prozent der Unternehmen verwenden KI-Technologien, während es EU-weit 20 Prozent sind. Österreich liegt damit im Spitzenfeld.

Bemerkenswerter ist die zweite Zahl: Von den Betrieben ohne KI-Einsatz haben mehr als drei Viertel den Einsatz bisher nicht einmal in Erwägung gezogen.

Beide Zahlen beschreiben allerdings dasselbe: was Unternehmen über sich selbst berichten. Die Erhebung fragt Organisationen, nicht Arbeitsplätze. Ein Betrieb, der kein Werkzeug beschafft und keines freigegeben hat, erscheint dort korrekt als Nicht-Nutzer — auch dann, wenn ein Drittel der Belegschaft täglich mit einem eigenen Zugang arbeitet.

Genau in dieser Lücke lebt Schatten-KI. Sie ist kein Randphänomen von Technikbegeisterten, sondern die naheliegende Folge davon, dass ein nützliches Werkzeug öffentlich verfügbar ist, während der offizielle Weg dazu fehlt.

Quelle: Statistik Austria, IKT-Einsatz in Unternehmen 2025 (Pressemitteilung vom 24. Juni 2026)

Wer das tut, umgeht selten absichtlich etwas.

Es lohnt sich, die Gründe nicht zu vermuten, sondern zu kennen. In Gesprächen tauchen im Wesentlichen fünf auf:

1. Es gibt nichts Offizielles. Der häufigste Grund und der einfachste zu beheben.
2. Das Offizielle kann es nicht. Ein bereitgestelltes Werkzeug taugt für den Zweck nicht, das freie schon.
3. Der Weg dauert zu lange. Eine Freigabe, die drei Wochen braucht, verliert gegen eine Aufgabe, die heute fertig sein muss.
4. Niemand wusste, dass es etwas gibt. Kommt öfter vor als erwartet, besonders nach Umstrukturierungen.
5. Die Unsicherheit, ob man fragen darf. Wer befürchtet, dass die Frage schon als Verstöß gilt, fragt nicht.

Vier dieser fünf Gründe sind organisatorisch, nicht persönlich. Das ist die gute Nachricht: Man kann sie beheben, ohne jemanden zu maßregeln.

Was daran im Betriebsalltag tatsächlich problematisch ist.

Das Risiko wird oft auf einen Satz verkürzt — „da gehen Daten raus“ — und damit gleichzeitig überzeichnet und verfehlt. Präziser sind drei Punkte:

• Niemand weiß, was hineingeht.Ohne Kenntnis der Nutzung lässt sich weder eine Regel schreiben noch eine Auskunft geben, wenn ein Kunde fragt.
• Es gibt keine Qualitätsroutine.Wer inoffiziell arbeitet, lässt Ergebnisse seltener gegenlesen — nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil das Vorgehen selbst unausgesprochen ist.
• Das Wissen bleibt privat.Wer eine gute Arbeitsweise gefunden hat, teilt sie nicht, wenn sie streng genommen nicht vorgesehen ist. Der Betrieb verliert genau die Erfahrung, für die er sonst eine Schulung bezahlt.

Ob eine konkrete Nutzung datenschutzrechtlich zulässig ist, entscheidet nicht dieser Beitrag, sondern die bei Ihnen dafür verantwortliche Stelle. Die Voraussetzung für jede solche Beurteilung ist aber dieselbe: Man muss wissen, was überhaupt passiert.

Ein Verbot löst das Problem nicht, es verlegt es.

Die erste Reaktion ist oft eine Anweisung: KI-Werkzeuge sind ohne Freigabe nicht zu verwenden. Das ist verständlich und meistens auch richtig formuliert. Nur ändert es an der Ausgangslage wenig.

Wer ein Werkzeug bisher genutzt hat, weil die Arbeit sonst nicht fertig wird, steht nach dem Verbot vor derselben Aufgabe — nur ohne die Möglichkeit, darüber zu sprechen. Aus sichtbarer, besprechbarer Nutzung wird unsichtbare. Das ist die schlechtere von zwei Lagen.

Ein Verbot wirkt nur dann, wenn gleichzeitig zwei Dinge dastehen: ein gangbarer offizieller Weg und eine Person, die in vertretbarer Zeit antwortet. Fehlt eines davon, wird das Verbot zur Kenntnis genommen und danach umgangen.

Sichtbar machen, ohne Jagd zu machen.

Die Erhebung, die funktioniert, hat drei Eigenschaften: Sie ist anonym, sie wird ausschließlich zusammengefasst ausgewertet, und sie wird mit einer ausdrücklichen Zusage eröffnet — dass aus einer ehrlichen Angabe kein Nachteil entsteht.

Diese Zusage ist keine Formalie, sondern die gesamte Statik des Vorhabens. Wird sie einmal gebrochen, ist nicht nur diese Erhebung wertlos, sondern jede künftige. Wer sie nicht halten kann oder will, sollte gar nicht erst fragen.

Inhaltlich reichen sechs Fragen: womit wird gearbeitet, wofür, warum über einen eigenen Zugang, wie sicher fühlt man sich bei der Frage was hinein darf, was würde helfen, und ein freies Feld. Die dritte Frage ist die wertvollste — sie liefert die Begründung für alles, was danach kommt.

In größeren Teams empfiehlt sich zusätzlich ein extern moderiertes Gespräch. Nicht weil ein Bogen zu wenig wäre, sondern weil manches erst gesagt wird, wenn niemand aus der eigenen Linie zuhört.

Was nach der Erhebung passieren muss.

Wer fragt, erzeugt eine Erwartung. Bleibt nach der Auswertung alles beim Alten, war die Erhebung schlimmer als keine. Drei Dinge gehören deshalb schon vor dem Verteilen des Bogens geplant:

1. Ein Ergebnis zurückspielen. Aggregiert, verständlich, ohne Schuldzuweisung. Auch dann, wenn es unangenehm ausfällt.
2. Mindestens eine sichtbare Konsequenz. Ein freigegebenes Werkzeug, eine benannte Ansprechperson, eine Regel, die vorher fehlte.
3. Ein Termin für die Wiederholung. Nutzung verändert sich schneller als Organisationen.

Betriebe, die diesen Weg gehen, berichten regelmäßig dasselbe: Das Ergebnis war weniger dramatisch als befürchtet und nützlicher als erhofft. Was vorher als Regelverstöß gedeutet wurde, entpuppt sich meist als Liste konkreter Anwendungsfälle — erarbeitet von Leuten, die ihre Arbeit kennen.