Den KI-Einstieg an die Belegschaft kommunizieren: Reihenfolge statt Ankündigung

Warum die erste Nachricht meist zu spät kommt — und zu allgemein ausfällt.

Der Ablauf gleicht sich: Im Leitungskreis fällt eine Entscheidung, jemand beschafft Zugänge, ein Starttermin steht — und irgendwann danach geht eine Nachricht an alle hinaus. Sie beginnt mit einem Satz über Chancen, nennt ein Produkt und bittet um Offenheit gegenüber Neuem. Am Ton liegt es selten. Zwei andere Dinge sind schiefgelaufen.

Die Nachricht kommt zu spät. Wer sie liest, hat den Einstieg längst bemerkt: an einer neuen Schaltfläche im Postfach, an einer Frage aus dem Nachbarbüro. Was bestätigt, was ohnehin sichtbar ist, liest sich nicht als Information, sondern als Reaktion — und eine Reaktion beantwortet keine Fragen, sondern erzeugt welche.

Und sie ist zu allgemein. Sie berührt keine der Fragen, die am selben Nachmittag in der Teeküche gestellt werden: Gilt das für meine Abteilung? Wer hat das entschieden? Wen frage ich, wenn ich nicht weiß, ob ich etwas eingeben darf? Wo Antworten fehlen, entstehen sie trotzdem — in Gesprächen, an denen niemand aus der Leitung teilnimmt.

Zum Umfeld: Laut Statistik Austria setzen 2025 in Österreich 30 % der Unternehmen KI-Technologien ein, im EU-Schnitt 20 % — erhoben bei Unternehmen ab zehn Beschäftigten aus den in der Tabellenfußnote genannten Wirtschaftszweigen. In Tabelle 2, die nur Unternehmen ohne KI-Nutzung betrifft, geben 77 % an, KI gar nicht in Erwägung gezogen zu haben. Bis zur ersten Nachricht bleibt das Thema also oft unbearbeitet.

Quelle: Statistik Austria, Pressemitteilung vom 24.06.2026, Vorspann und Tabelle 2

Was ohnehin gesagt werden muss, liegt nicht im Ermessen der Geschäftsführung.

Vor dem Ankündigungstext steht eine andere Frage: Welche Informationen sind verpflichtend, und an wen gehen sie? Sie gibt den Zeitpunkt vor: Ein Teil davon muss vor der Inbetriebnahme vorliegen.

1. KI-Kompetenz betrifft jede Art von System. Die KI-Servicestelle der RTR hält fest, dass Betreiber bei jeder Art von KI-System ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei eingesetztem Personal und anderen betrauten Personen sicherstellen müssen (Art. 4 in Verbindung mit Art. 3 Ziffer 56 AI Act) — bei minimalem Risiko ist das laut derselben Seite die einzige verpflichtende Anforderung.
2. Die Vorabinformation betrifft einen schmalen Ausschnitt. Setzt ein Arbeitgeber ein Hochrisiko-KI-System am Arbeitsplatz ein, informiert er neben den betroffenen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern auch die Arbeitnehmervertretung vor Inbetriebnahme (Art. 26 Abs. 7). Anhang III Ziffer 4 lit a und b nennt dafür Systeme für Einstellung und Auswahl, für Entscheidungen über Arbeitsbedingungen, Beförderungen und Kündigungen, für die Aufgabenzuweisung nach Verhalten oder persönlichen Merkmalen und für die Beobachtung und Bewertung von Leistung und Verhalten. Ein Sprachmodell, mit dem jemand einen Entwurf kürzt, fällt nicht schon deshalb darunter.
3. Betroffene Personen. Beim Einsatz eines Hochrisiko-KI-Systems nach Anhang III sind natürliche Personen, die von einer Entscheidung betroffen sind, über dessen Verwendung zu informieren (Art. 26 Abs. 11). Art. 86 gibt ihnen bei Entscheidungen auf Grundlage eines Anhang-III-Hochrisikosystems mit rechtlichen oder erheblichen Auswirkungen ein Recht auf eine klare und aussagekräftige Erläuterung zur Rolle des Systems im Entscheidungsprozess.
4. Personenbezogene Daten. Verarbeiten KI-Systeme personenbezogene Daten, ist nach der Information der AK Wien im Vorfeld darüber zu informieren (Art. 13 und 14 DSGVO).

Dazu kommt das Betriebsverfassungsrecht. § 91 Abs. 1 ArbVG: „Der Betriebsinhaber ist verpflichtet, dem Betriebsrat über alle Angelegenheiten, welche die wirtschaftlichen, sozialen, gesundheitlichen oder kulturellen Interessen der Arbeitnehmer des Betriebes berühren, Auskunft zu erteilen.“ Abs. 2 verlangt zusätzlich eine Mitteilung darüber, welche Arten personenbezogener Arbeitnehmerdaten automationsunterstützt aufgezeichnet werden und welche Verarbeitungen und Übermittlungen vorgesehen sind. Für Kontrollmaßnahmen verweist die AK Wien auf die §§ 96, 96a und 97 ArbVG.

Quelle: KI-Servicestelle der RTR, „AI Act: Betreiberverpflichtungen“ · RIS, ArbVG § 91 Abs. 1 und 2 · AK Wien, Büro für digitale Agenden, 7.10.2025, Seiten 2 bis 4

Wer spricht: fünf Rollen, die einander nicht vertreten können.

Kommunikation misslingt selten am Text — meist daran, dass zwei Stellen dieselbe Nachricht verschicken oder eine schweigt, weil ihr niemand gesagt hat, dass sie an der Reihe ist.

• Die Geschäftsführung nennt Anlass und Geltungsbereich.Warum überhaupt, für welche Bereiche, ab wann — und wer die Entscheidung trägt. Jede andere Stelle müsste bei der ersten Rückfrage nach oben verweisen.
• Die Führungskräfte übersetzen in den Arbeitsalltag.Was heißt das für diese Abteilung, in dieser Woche? Sie werden zuerst gefragt, ob sie vorher informiert wurden oder nicht. Deshalb gehört ihre Sprechfähigkeit vor die Belegschaftsinformation.
• Die Arbeitnehmervertretung spricht für sich selbst.Der Betriebsrat ist kein Verteilerkanal der Geschäftsführung; ihm stehen eigene Rechte nach § 91 ArbVG zu. Eine abgestimmte Nachricht ist möglich, eine vereinnahmte ist ein Vertrauensschaden.
• Die Projektleitung liefert den Sachstand.Welches System, welcher Umfang, welche Termine, welche Grenzen. Keine Rechtsauskunft und keine Aussage zu Beschäftigungsfragen — beides wird ihr trotzdem angetragen.
• Die Datenschutzstelle beantwortet die Datenfrage.Was mit Eingaben geschieht und welche Informationspflichten daraus folgen, ist ihr Feld. Fehlt eine solche Stelle, ist das der erste offene Punkt.

Eine Probe: Schreiben Sie zu jeder Zeile einen Namen. Bleibt eine leer, ist die Nachricht nicht versandreif — nicht wegen ihres Inhalts, sondern weil die Rückfrage ins Leere läuft.

Quelle: RIS, Arbeitsverfassungsgesetz § 91, tagesaktuelle Fassung

Die Reihenfolge: von der Vorabinformation bis zur ersten Freigabe.

Aus Pflichten und Rollen ergibt sich eine Abfolge. Kein Zeitplan — die Abstände hängen vom Haus ab —, wohl aber eine Ordnung, die sich nicht folgenlos umstellen lässt.

1. Drei Vorfragen klären. Fällt der geplante Einsatz unter Anhang III Ziffer 4? Werden personenbezogene Daten verarbeitet? Entsteht eine Kontrollwirkung gegenüber Mitarbeitenden? Sie gehen an Arbeitnehmervertretung, Datenschutzstelle und Rechtsberatung; solange sie offen sind, steht der Zeitpunkt der ersten Nachricht nicht fest.
2. Die Arbeitnehmervertretung vor der Belegschaft einbinden. Die Rechte nach § 91 ArbVG stehen ihr unabhängig vom Projektstand zu; bei einem Hochrisiko-Einsatz kommt die Information vor Inbetriebnahme nach Art. 26 Abs. 7 dazu. Wird § 92a ArbVG angesprochen, lohnt der Blick in den Gesetzestext: Die Bestimmung steht unter der Überschrift „Arbeitsschutz“ und verpflichtet dazu, den Betriebsrat bei Planung und Einführung neuer Technologien zu den Auswirkungen auf Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer zu hören. Die Einordnung im Einzelfall gehört zu Arbeitnehmervertretung und Rechtsberatung.
3. Führungskräfte sprechfähig machen. Gleicher Wissensstand, dieselben Antworten — einschließlich der Sätze, mit denen ein offener Punkt als offen benannt wird, ohne ausweichend zu wirken.
4. Die Belegschaft schriftlich informieren. Ein Anlass, ein Kanal, ein Termin, nachlesbar. Was es nur als Erinnerung gibt, lässt sich weder zitieren noch richtigstellen.
5. Rückfragen einsammeln, mit Namen und Frist. Ohne Anlaufstelle und Antwortzusage bleibt jeder Zweifelsfall bei der Person hängen, die ihn hat — und wird jedes Mal anders gelöst.
6. Erst dann freigeben. Mit klaren Grenzen und mit dem Datum der nächsten Information. Dieses Datum macht aus einer Ankündigung einen Ablauf.

Quelle: RIS, ArbVG § 92a (Arbeitsschutz), Abs. 1 Einleitungssatz und Z 1 · RTR, Informationspflichten gegenüber der Arbeitnehmervertretung

Fünf Fragen, die verlässlich kommen.

Diese fünf Fragen höre ich in fast jedem Haus. Bemerkenswert ist nicht, dass sie kommen, sondern dass sich die meisten zu diesem Zeitpunkt ehrlich nur teilweise beantworten lassen. Genau das ist sagbar.

• „Was ändert sich für meine Stelle?“Sagen, was entschieden ist — und was nicht. Beschäftigungsfragen gehören in die Gespräche zwischen Geschäftsführung und Arbeitnehmervertretung, nicht in eine Projektmail.
• „Wird damit meine Leistung beobachtet?“Beschreiben, was das System tut und was nicht. Ob eine Kontrollwirkung im Sinne der §§ 96, 96a und 97 ArbVG vorliegt, beurteilen Arbeitnehmervertretung und Rechtsberatung. Die Zuständigkeit zu nennen ist eine Antwort; eine Einschätzung des Projektteams wäre keine.
• „Was passiert mit dem, was ich eingebe?“Die Frage geht an die Datenschutzstelle; bei personenbezogenen Daten ist nach der AK-Information vorab zu informieren (Art. 13 und 14 DSGVO). Bis dahin gilt unverändert die bestehende Regel zur Dateneingabe.
• „Muss ich das jetzt können?“Die Anforderung nach Art. 4 AI Act richtet sich an den Betrieb, nicht an die einzelne Person. Die RTR spricht von einem ausreichenden Maß bei allen betrauten Personen. Zu klären ist, wer wann befähigt wird — und das gehört in dieselbe Nachricht.
• „Darf ich das ablehnen?“Welche Nutzung freiwillig ist und welche zur Aufgabe gehört, ist mit Arbeitnehmervertretung und Rechtsberatung zu klären. Sofort sagbar ist, ob in der ersten Phase eine Erwartung besteht oder erprobt wird.

Das Muster ist stets dasselbe: Eine offene Frage wird als offen benannt, mit zuständiger Stelle und mit einem Termin. Das wirkt karg — überlebt aber die nächste Rückfrage.

Quelle: KI-Servicestelle der RTR, einleitender Abschnitt zur KI-Kompetenz · AK Wien, 7.10.2025, Seiten 2 und 3

Was sich in der ersten Runde nicht versprechen lässt.

Der Wunsch, mit der ersten Nachricht Ruhe zu erzeugen, führt zu Sätzen, die später teuer werden. Drei davon:

Zusagen zur Beschäftigung. Ein Satz wie „dadurch fällt kein Arbeitsplatz weg“ ist arbeitsrechtlich bedeutsam und gehört nicht in eine Projektinformation; er verlagert eine Verhandlung in eine Mail.

Rechtliche Bewertungen. „Das ist datenschutzrechtlich unproblematisch“ ist eine Bewertung, keine Information. Sagbar ist stattdessen, was geprüft wird, von wem und bis wann.

Der Schulungssatz. Dass eine Informationsveranstaltung die Anforderung aus Art. 4 AI Act erfülle, lässt sich aus den Quellen nicht ableiten: Die RTR beschreibt ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz, nennt aber weder Format noch Nachweis.

Ein vierter Punkt betrifft die Quellen selbst: Die Information der AK Wien trägt am Ende einen Abschnitt „Forderungen“. Das sind Forderungen einer Interessenvertretung, nicht geltende Rechtslage. Wer daraus zitiert, sollte beides auseinanderhalten — sonst behauptet eine Belegschaftsinformation eine Pflicht, die so nicht besteht.

Quelle: AK Wien, 7.10.2025, Abschnitt „Forderungen“ (Seiten 5 und 6)

Der Kommunikationsleitfaden: eine Seite statt einer Textvorlage.

Was ein Haus hier braucht, ist kein fertiger Ankündigungstext. Der wäre entweder so allgemein, dass er nichts entscheidet, oder für einen fremden Betrieb geschrieben. Gebraucht wird die Seite davor.

Dafür ist der Leitfaden in der Seitenspalte gebaut: vier Spalten — Anlass, wer spricht, wann, was offen bleibt —, zeilenweise auszufüllen für Vorabinformation, Sprechfähigkeit der Führungskräfte, Belegschaftsinformation, Anlaufstelle, Freigabe und nächsten Termin. Die vierte Spalte ist die entscheidende: Sie ist der einzige Ort, an dem „noch nicht geklärt“ ein zulässiger Eintrag ist, und sie zwingt dazu, jeder offenen Frage eine Stelle und ein Datum zuzuordnen. Oben steht ein Feld mit den drei Vorfragen; Musterformulierungen enthält das Blatt keine.

Der Kommunikationsleitfaden zum KI-Einstieg als PDF lässt sich in einer Leitungssitzung gemeinsam ausfüllen.

Bleibt der Teil danach: Eine erste Nachricht macht niemanden kompetent — sie sorgt dafür, dass eine Befähigung nicht als Maßnahme gegen die Belegschaft ankommt. Wie das aufgebaut ist, zeigen die Lernwege für Teams und Führungskräfte.