Wo Vertraulichkeit im Arbeitsalltag mit KI tatsächlich verloren geht.
In Seminaren frage ich gern nach dem letzten Dokument, das jemand aus der Runde in ein KI-Werkzeug eingefügt hat. Die Antworten sind nie dramatisch: ein Angebot, das kürzer werden sollte, eine Beschwerde, eine Besprechung, aus der fünf Punkte werden sollten.
Genau darin liegt der Punkt: Einfügen, Hochladen, Mitschneiden — das fühlt sich wie gewöhnliche Büroarbeit an. Niemand entscheidet dabei bewusst über Geheimhaltung, und trotzdem ist eine Entscheidung gefallen.
Wie verbreitet der Anlass ist, lässt sich beziffern: Statistik Austria weist für das erste Halbjahr 2025 aus, dass 30 % der österreichischen Unternehmen KI-Technologien nutzen, EU-weit 20 % (Tabelle 1); 2021 waren es in Österreich 9 %. Erhoben wurden Unternehmen ab zehn Beschäftigten aus ausgewählten Wirtschaftsabschnitten.
Aufschlussreich ist die Gegenrichtung: Tabelle 2 derselben Mitteilung nennt für Österreich Datenschutzbedenken mit 11 % und rechtliche Unklarheiten mit ebenfalls 11 %, ausgewiesen „in % der Unternehmen ohne KI-Nutzung“, Mehrfachangaben möglich. Der Fließtext bezieht dieselben Werte enger auf die Betriebe, die KI erwogen und nicht weiterverfolgt haben (23 %). Wie man die Bezugsgröße auch liest: Für einen Teil der Betriebe ist die Frage der Grund, gar nicht erst anzufangen.
Was § 26b UWG unter einem Geschäftsgeheimnis versteht.
„Vertraulich“ ist im Gespräch ein Gefühlswert: Das geht niemanden etwas an. § 26b Abs. 1 UWG ist genauer und beschreibt das Geschäftsgeheimnis über drei Merkmale, die zusammen vorliegen müssen.
- Die Information ist geheim — im Wortlaut weder in ihrer Gesamtheit noch in der genauen Anordnung und Zusammensetzung ihrer Bestandteile „den Personen in den Kreisen, die üblicherweise mit dieser Art von Informationen zu tun haben, allgemein bekannt noch ohne weiteres zugänglich“.
- Sie ist von kommerziellem Wert, und zwar „weil sie geheim ist“.
- Sie ist Gegenstand von Geheimhaltungsmaßnahmen — wörtlich „Gegenstand von den Umständen entsprechenden angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen durch die Person“ mit der rechtmäßigen Verfügungsgewalt.
Die dritte Ziffer ist die interessante: Sie verlangt als einzige eine Handlung. Die ersten beiden beschreiben einen Zustand, die dritte fragt, was die verfügungsberechtigte Person tut, um ihn zu erhalten.
Für den KI-Alltag folgt daraus eine Frage, keine Antwort: Zu klären ist, ob und in welcher Form Regelungen zur KI-Nutzung im eigenen Haus zu diesen angemessenen Maßnahmen zählen. Das ist eine rechtliche Bewertung, und ich treffe sie hier nicht.
Zwei weitere Absätze ordnen die Rollen: Inhaber ist, wer „die rechtmäßige Verfügungsgewalt über ein Geschäftsgeheimnis besitzt“ (Abs. 2); Rechtsverletzer, wer es „rechtswidrig … erwirbt, nutzt oder offenlegt“ (Abs. 3). Oft geht es also gar nicht um die eigenen Geheimnisse: Wer für Kundschaft arbeitet, hat regelmäßig fremde auf dem Schreibtisch.
Das Datengeheimnis nach § 6 DSG.
Daneben steht eine zweite Verschwiegenheitspflicht, die im KI-Alltag selten genannt wird. § 6 des Datenschutzgesetzes verpflichtet Verantwortliche, Auftragsverarbeiter „und ihre Mitarbeiter“ — ausdrücklich auch Personen in einem arbeitnehmerähnlichen Verhältnis —, personenbezogene Daten geheim zu halten, die ihnen „ausschließlich auf Grund ihrer berufsmäßigen Beschäftigung anvertraut wurden oder zugänglich geworden sind“ — und das, soweit „kein rechtlich zulässiger Grund für eine Übermittlung“ besteht.
- Übermittelt wird auf Anordnung.Abs. 2: „Mitarbeiter dürfen personenbezogene Daten nur auf Grund einer ausdrücklichen Anordnung ihres Arbeitgebers (Dienstgebers) übermitteln.“ Dieselbe Bestimmung verlangt, sofern die Pflicht nicht schon kraft Gesetzes besteht, eine vertragliche Verpflichtung, die auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses gilt.
- Belehrung ist vorgesehen.Abs. 3 verlangt, die betroffenen Mitarbeitenden „über die für sie geltenden Übermittlungsanordnungen und über die Folgen einer Verletzung des Datengeheimnisses zu belehren“.
- Wer sich weigert, darf keinen Nachteil haben.Abs. 4: Aus der Verweigerung einer Anordnung zur unzulässigen Datenübermittlung „darf einem Mitarbeiter … kein Nachteil erwachsen“.
Ob das Einfügen eines Textes in ein KI-Werkzeug eine Übermittlung im Sinn dieser Bestimmung ist, ist eine Rechtsfrage. Dass sie im Haus beantwortet sein sollte, bevor vierzig Leute täglich einfügen, ist keine. Der Ehrlichkeit halber: Wie weit § 6 DSG neben der Datenschutz-Grundverordnung anwendbar bleibt, wird fachlich unterschiedlich beurteilt — ich gebe den Wortlaut wieder und ziehe daraus keine Schlüsse über den Anwendungsbereich.
Was die KI-Servicestelle der RTR den Betreibern als Beispiel vorhält.
Die KI-Servicestelle der RTR trennt zuerst die Rollen: „So haben sich Anbieter … naturgemäß mit anderen Thematiken auseinanderzusetzen als ein Betreiber, der dieses System in seinem Unternehmen lediglich anwendet.“ Die meisten Betriebe, mit denen ich arbeite, sind Betreiber.
Unter der Überschrift „Veranschaulichung anhand eines Beispiels zum Thema Datenschutz und Sicherheit“ — ein Beispiel, keine Norm — steht dann der Satz, um den es geht: „Ein Betreiber eines solchen Chatbots, der seinen Mitarbeiter:innen ein solches System zur Verfügung stellt, hat darauf zu achten, dass keine personenbezogene Daten oder Geschäftsgeheimnisse unrechtmäßig an den Anbieter als Dritten übermittelt werden.“
Wie das geschehen kann, zählt die Seite offen auf: „Dies umfasst etwa Maßnahmen, dass der Betreiber etwaige ‚on-premises‘-Lösungen nutzt, vertragliche Absicherungen notwendig sind, oder/und entsprechende Schulungen der Mitarbeiter:innen zum Einsatz eines Chatbots unternimmt, dass derartige Eingaben zu unterlassen sind.“ Das Wort etwa trägt Gewicht: Das sind Beispiele, keine Vorschriftenliste.
Zwei Angaben derselben Quelle werden häufig verkürzt weitergegeben. Wird der gesamten Belegschaft die Nutzung von Chatbots ermöglicht, sind laut RTR „entsprechende wiederkehrende (auch Neueintritte sind zu berücksichtigen) Schulungsmaßnahmen für die ganze Belegschaft vorzusehen“. Dieselbe Seite hält aber ausdrücklich fest: „Wichtig ist, dass aus Art. 4 AIA – anders als in der DSGVO – nicht die gesetzliche Pflicht resultiert, einen ‚KI-Beauftragten‘ zu benennen.“ Zuständigkeit bleibt eine Frage der Organisation.
Die FAQ bezieht auch „Dritte, wie Dienstleister des Unternehmens … sofern sie am Einsatz von KI im Unternehmen mitwirken“ ein — sie sehen oft genau die Unterlagen, um die es geht. Zu den Folgen hält die RTR fest: „Fehlende Mitarbeiterschulungen sind idR auch außerhalb des AI Acts nach § 1313a ABGB dem Unternehmer zurechenbar.“
Quelle: KI-Servicestelle der RTR, AI Act — KI-Kompetenz · FAQ der KI-Servicestelle der RTR
Die unauffälligen Wege: Anhänge, Mitschnitte, Erweiterungen, Zugangsschlüssel.
Die Aufmerksamkeit gilt fast immer dem Eingabefeld — dort tippt jemand bewusst. Leiser sind die Wege, über die im Alltag mehr Inhalt unterwegs ist:
- Der Anhang statt des Absatzes.Wer eine Datei hochlädt, gibt selten nur den gemeinten Teil weiter: Eine Tabelle hat weitere Blätter, ein Angebot die Kalkulation, eine Präsentation die Notizen darunter.
- Der Besprechungsmitschnitt.Automatische Protokolle laufen mit, sobald sie einmal eingeschaltet sind — auch dort, wo über Preise oder Personal gesprochen wird.
- Die Browser-Erweiterung.Ein Zusatz, der Texte zusammenfasst, sieht dafür die Seite, auf der er sitzt. Was er erfasst und wohin er es sendet, entscheidet niemand im Fenster davor.
- Der angeschlossene Wissensbestand.Laut FAQ der KI-Servicestelle ermöglichen RAG-Systeme es „etwa, interne Wissensbestände effizient zu durchsuchen und zu nutzen“. Damit verschiebt sich die Frage vom einzelnen Einfügen auf den ganzen Bestand.
- Zugangsschlüssel und übernommene Prompts.Die Wirtschaftskammer ist knapp: „API-Zugriffsschlüssel sind wie Passwörter zu behandeln und dürfen nicht geteilt oder öffentlich gemacht werden.“ Und sie rät zur Wachsamkeit „bei ungeprüften Prompts aus externen Quellen, da diese manipulativ sein könnten (Prompt Injection)“.
Die Kammer merkt dazu an: „Bei vielen KI-Systemen, vor allem bei kostenlos verfügbaren, sind der Speicherort und die Verwertung der Daten noch nicht ausreichend transparent.“ Über einzelne Anbieter treffe ich deshalb keine Aussage. Ihre Grundregel: „In KI-Anwendungen dürfen keine vertraulichen Informationen über Ihr Unternehmen oder über Dritte verwendet werden.“
Sechs Fragen, die vor dem Einfügen Klarheit schaffen.
Drei dieser Fragen stammen aus den Tipps für die Praxis der KI-Guideline #4, die übrigen aus den Paragrafen oben. Sie ersetzen keine Regelung, sondern zeigen, wo eine gebraucht wird.
- Ist der Inhalt bereits für alle zugänglich veröffentlicht? Was auf der eigenen Website steht, wirft die Geheimhaltungsfrage nicht auf.
- Betrifft er Kategorien, die der Geheimhaltung unterliegen? Kalkulationen, Konditionen, Entwicklungsstände, Personalangelegenheiten.
- Gehört das Geheimnis überhaupt uns? Bei Kundenunterlagen liegt die Verfügungsgewalt woanders, oft samt einer schriftlichen Zusage, die älter ist als das erste KI-Werkzeug im Haus.
- Sind personenbezogene Daten dabei? Dann geht es zusätzlich um das Datengeheimnis und darum, ob eine Anordnung des Dienstgebers vorliegt.
- Steht ein unternehmensinternes System zur Verfügung, das lokal bzw. innerhalb Europas gehostet wird? Die Kammer nennt das als Prüffrage, nicht als Freibrief: Wo ein System läuft, ist die eine Frage; ob ein Inhalt geheim zu halten ist, die andere.
- Woher stammt der Prompt, und was hängt am Werkzeug? Übernommene Anweisungen, angeschlossene Ablagen, Erweiterungen, Zugangsschlüssel entscheiden mit, was übertragen wird.
Bleibt eine Frage offen, ist das der Moment für eine Rückfrage — dafür braucht es zweierlei: die Fragen und die Person. Die Merkkarte für den Arbeitsplatz hält die sechs Fragen fest und lässt eine Zeile frei für die Person, die im Zweifel gefragt wird.
Quelle: Wirtschaftskammer Österreich, KI-Guideline #4, Abschnitt „Tipps für die Praxis“
Wer im Betrieb entscheidet — und wohin die Frage gehört, wenn niemand es weiß.
Wer im Haus über solche Fälle entscheidet? Die häufigste Antwort: eigentlich niemand. Keine Nachlässigkeit, sondern eine Folge der Geschwindigkeit: Die Werkzeuge waren vor der Zuständigkeit da. Sichtbar wird die Lücke, wenn jemand im Zweifel niemanden fragen kann.
Ob eine bestimmte Information im konkreten Fall geheim zu halten ist und was daraus für ein einzelnes KI-Werkzeug folgt, beurteile ich nicht — diese Frage gehört an die Datenschutzbeauftragte oder die Rechtsabteilung des eigenen Hauses, bei personenbezogenen Daten an die österreichische Datenschutzbehörde, für die Einordnung des AI Act an die KI-Servicestelle der RTR, und die Wirtschaftskammer bietet mit ihren KI-Guidelines für KMU eine erste Orientierung.
Die Kammer nennt zwei Wege: „Empfehlenswert ist eine Abstimmung mit der Datenschutzbeauftragten bzw. dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens.“ Und: „Holen Sie im Zweifel die Erlaubnis der Unternehmensleitung zur Verwendung ein.“
Wohin die Antworten gehören, deuten beide Quellen an, ohne es zur Pflicht zu erheben. Die RTR hält es auf ihrer Seite zur KI-Kompetenz für „sinnvoll, diese grundsätzliche strategische Ausrichtung des Unternehmens auch in einer internen KI-Richtlinie abzubilden“, und schreibt in der FAQ: „Auch eine ggf interne KI-Richtlinie sollte schriftlich vorliegen und unternehmensintern einfach abrufbar sein.“ Für Musterrichtlinien verweist sie auf die Wirtschaftskammer.
Mein Beitrag liegt davor und danach: die Fragen ordnen, damit ein Rechtsgespräch kürzer wird — und danach befähigen, dass die gefundene Regel im Alltag verstanden wird. Die verbindliche Formulierung dazwischen gehört in andere Hände.
Quelle: KI-Servicestelle der RTR, AI Act — KI-Kompetenz · FAQ der KI-Servicestelle der RTR · Wirtschaftskammer Österreich, KI-Guideline #4